SC DHfK Handball Leipzig: Effiziente Artikelverwaltung mit Venga!

Der Verein

Der SC DHfK Handball Leipzig setzt auf digitale Lösungen, um interne Abläufe zu vereinfachen und Ressourcen effizient zu verwalten. Dafür nutzt der Verein die Software Venga! von Kunert Business Software (KBS) inzwischen auch für die Artikel- und Lagerverwaltung im Fanshop.

Im Mittelpunkt steht die Verwaltung von Vereinskleidung. Dazu gehören Shirts in den Größen XS bis 3XL, die der Verein für seine Mitglieder bereitstellt. Venga! sorgt für eine übersichtliche Erfassung der Artikel und ermöglicht eine gezielte Kontrolle der Lagerbestände.

Die Herausforderung: Artikel und Lagerbestände im Blick behalten

Die Verwaltung von Vereinskleidung und Fanartikeln erfordert klare Strukturen. Der Verein muss jederzeit wissen, welche Artikel verfügbar sind und welche Mengen er ausgibt. Gleichzeitig braucht er einen einfachen Überblick über verschiedene Größen, Farben und Lagerorte.

Auch die Erfassung von Wareneingängen, die Ausgabe von Kleidung und die Erstellung von Lieferscheinen gehören zum täglichen Aufwand. Der SC DHfK Handball Leipzig möchte diese Prozesse vereinfachen und seine Bestände zuverlässig verwalten.

Die Lösung: Digitale Artikel- und Lagerverwaltung

Mit Venga! erfasst und verwaltet der Verein seine Artikel zentral. Zu jedem Artikel hinterlegt er wichtige Informationen wie Beschreibungen, Preise und Kategorien. Auch verschiedene Varianten eines Artikels lassen sich individuell verwalten. So behält der Verein beispielsweise die Bestände der Shirtgrößen XS bis 3XL separat im Blick.

Die Software unterstützt außerdem die Buchung von Wareneingängen und die Erfassung ausgegebener Artikel. Zu Beginn übernimmt der Verein Lagereingänge per CSV-Import. Anschließend pflegt er die Bestände direkt in Venga!.

Auch die Ausgabe von Vereinskleidung dokumentiert das System. Bei Bedarf erstellt der Verein Lieferscheine, beispielsweise für die Übergabe von 20 Shirts an eine Druckerei.

Ein weiterer Entwicklungsschritt brachte die Möglichkeit, Artikel mithilfe eines Scanners in den Lagerbestand aufzunehmen. Mitarbeiter scannen die Artikel fortlaufend ein und erfassen sie dadurch schnell und unkompliziert.

Das Upgrade: Mehr Übersicht und schnellere Abläufe

Ein umfangreiches Upgrade hat die Artikel- und Ressourcenverwaltung im Fanshop weiter verbessert. Die neuen Funktionen erleichtern die tägliche Arbeit und schaffen zusätzliche Transparenz.

Zu den wichtigsten Neuerungen gehören:

• Flexible Auswahl von Artikellisten und Lagern: Mitarbeiter wählen die passende Artikelliste und den gewünschten Lagerort aus. Das erleichtert die Bestandskontrolle.
• Automatische Ausbuchung per Scanner: Nach dem Scannen bucht das System Artikel automatisch aus. Das beschleunigt die Ausgabe und reduziert manuelle Arbeitsschritte.
• Übersichtliche Buchungslisten: Die Arbeitsliste sortiert Artikelbuchungen nach ihrem Buchungszeitpunkt statt nach Lagerorten. Dadurch lassen sich Vorgänge leichter nachvollziehen.
• Integrierte Warenbuchung und Belege: Die Software verbindet Warenbuchungen mit der Belegerstellung. Rechnungen erhalten eine saisonbezogene Nummerierung mit dem Präfix „FS2324“, einer laufenden Nummer und der Möglichkeit, abweichende Rechnungsadressen zu hinterlegen.
• Erweitertes Lagermanagement: Ein zusätzliches Lager mit dem Namen „Fanshop PUS“ ermöglicht eine klare Trennung der Bestände.
• Rabatte bei Artikelbuchungen: Mitarbeiter können Rabatte für einen gesamten Vorgang erfassen.
• Flexible Belegerstellung: Das System erstellt Belege direkt beim Abschluss eines Vorgangs über die Option „Beleg erzeugen“ oder über das Drucksymbol neben der Vorgangsnummer.
• Erweiterte Inventarliste: Zusätzliche Spalten liefern weitere Informationen zu den Artikeln. Preise zeigt das System an, wenn Mitarbeiter im Suchbereich eine Preisliste auswählen.
• Erweiterte Stammdatenverwaltung: Berechtigte Mitarbeiter können Artikellager anlegen und bearbeiten. Dafür benötigen sie das Recht „Stammdatenverwaltung“.

Die Vorteile: Weniger Aufwand und mehr Transparenz

Venga! unterstützt den SC DHfK Handball Leipzig bei der täglichen Verwaltung seiner Artikel und Lagerbestände. Die zentrale Datenerfassung erleichtert die Kontrolle verfügbarer Waren und schafft einen besseren Überblick über unterschiedliche Artikelvarianten.

Der Scanner beschleunigt die Erfassung und Ausbuchung von Artikeln. Gleichzeitig vereinfachen digitale Buchungen und die integrierte Belegerstellung die Dokumentation von Warenbewegungen. Die übersichtlichen Artikellisten und erweiterten Lagerfunktionen helfen dabei, Bestände klar zu strukturieren.

Auch die Geschäftsstelle profitiert von den optimierten Abläufen. Sie kann Artikelbestellungen und Anfragen effizienter bearbeiten und die Ressourcen im Fanshop gezielter einsetzen.

Fazit: Moderne Warenverwaltung für den Fanshop

Mit Venga! hat der SC DHfK Handball Leipzig eine flexible Lösung für die Artikel- und Lagerverwaltung geschaffen. Die Software verbindet Bestandskontrolle, Artikelerfassung, Warenbuchung und Belegerstellung in einem durchgängigen Prozess.

Die kontinuierlichen Erweiterungen verbessern die Übersicht und reduzieren den manuellen Aufwand. Damit unterstützt Venga! den Verein bei einer effizienten Organisation seines Fanshops und schafft eine solide Grundlage für die weitere Digitalisierung der internen Abläufe.