Venga! Fuhrparkmanagement ist die optimale Lösung, um ihren betrieblichen Fuhrpark effizient zu verwalten. Diese innovative Software bietet umfassende Funktionen, um Fahrzeugdaten, Fahrer- und Vertragsinformationen effizient zu verwalten.
Die Software ermöglicht zudem eine übersichtliche Dokumentenablage, inklusive Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Die wichtigsten Features von Venga! Fuhrparkmanagement im Überblick:
Bestellung anlegen/bearbeiten: Die Software ermöglicht die einfache und übersichtliche Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen für Fahrzeuge ( PKW, LKW, Dienstrad, Fahrzeuganhänger). Dadurch wird der Bestellprozess effizient gestaltet und Engpässe bei der Fahrzeugausstattung vermieden.
Verwaltung Fahrzeugdaten und der Vertragsinformationen für Kauf-, Leasing- und Versicherungsdaten: Mit Venga! können alle relevanten Fahrzeugdaten für Pool- und persönlich zugeordnete Fahrzeuge verwaltet werden, einschließlich Vertragsinformationen wie Leasingdauer, Wartungsverträge und Versicherungen.
Dokumentenablage inklusive Anbindung an ein DMS: Venga! Fuhrparkmanagement bietet eine effiziente Dokumentenablage, in der sämtliche Dokumente sicher und strukturiert zu den verschiedenen Vorgängen abgelegt werden können. Über ein Tagging System können sie die abgelegten Dokumente strukturieren und somit leichter wiederfinden. Durch die Anbindung an ein Dokumenten-managementsystem wie z.B. windream wird eine optimale Verwaltung und Archivierung von Fahrzeugpapieren, Verträgen und Wartungsprotokollen gewährleistet.
Historienverwaltung: Die Historienverwaltung ermöglicht einen umfassenden Rückblick auf aktuelle und vergangene Fahrer und die Zuordnung zu internen Fuhrparks.
Fahrzeugan- und abmeldung: Mit Venga! können Fahrzeuge schnell und unkompliziert aus dem Fuhrpark an- und abgemeldet werden. Dies gewährleistet stets eine aktuelle und genaue Fahrzeugliste. Die KfZ-Daten können auch wieder gelöscht werden.
Leasingrückgabe/Abkauf Leasing: Die Software unterstützt bei der Verwaltung und Abwicklung von Leasingverträgen, sei es bei der Rückgabe der geleasten Fahrzeuge oder dem Abkauf von Leasingfahrzeugen. Dadurch werden die entsprechenden Prozesse effizient gestaltet und eine reibungslose Vertragsabwicklung ermöglicht.
—> Bericht Jahresabschluss Leasingraten:
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- Berichtsaufbau analog vorhandenem Bericht
- Selektionsmöglichkeit nach Firma und erstem anzuzeigenden Jahr
- Anzeige und Export des Berichtes
- Erstellen einer separaten Berechtigung und Einbindung der Berechtigung bei den Rollen „Administrator Fuhrpark“ und „Fibu Nur-Lesen“
Tankkartenverwaltung: Venga! bietet eine umfassende Verwaltung von Tankkarten und ihre Zuordnung zu Fahrern und Fahrzeugen.
Fahrerverwaltung: Die Software ermöglicht die Erfassung und Verwaltung von Fahrerdaten, Führerscheinen, Nutzungsvereinbarungen usw..
Anzeige/Bearbeitung Wiedervorlagelisten: Venga! Fuhrparkmanagement ermöglicht die Überwachung von wichtigen Aufgaben und Terminen durch die Anzeige und Bearbeitung von Wiedervorlagelisten. Dadurch können Aufgaben effizient geplant, organisiert und fristgerecht erledigt werden.
Startbildschirm: Die Software bietet einen individuell anpassbaren Startbildschirm, der einen schnellen und übersichtlichen Zugriff auf die relevanten Funktionen ermöglicht. Dadurch kann jeder Nutzer seinen persönlichen Startbildschirm konfigurieren und direkt auf die für ihn relevanten Informationen zugreifen.
Dank Venga! Fuhrparkmanagement haben Sie eine leistungsstarke Softwarelösung zur Hand, die Ihnen dabei hilft, Ihren betrieblichen Fuhrpark effizient zu verwalten, Kosten zu optimieren und Abläufe zu vereinfachen.
Das Venga! Fuhrparkmanagement wurde um ein leistungsstarkes Modul für das Schadensmanagement erweitert. Mit der Einführung dieser Funktionalität können Unternehmen Schäden an ihren Fahrzeugen nicht nur effizient verwalten, sondern auch Prozesse optimieren und Dokumentationen zentralisieren. Das Modul kombiniert eine intuitive Benutzeroberfläche mit automatisierten Workflows, um die Verwaltung von Unfällen, Reparaturen und Zahlungen so einfach wie möglich zu gestalten.
Funktionen und Vorteile des Schadensmanagements
Übersichtsliste für Schäden
Die Übersichtsliste bietet eine zentrale Verwaltung aller Schäden mit umfassenden Filter- und Gruppierungsoptionen:
- Tabelle mit Gruppierung: Alle Spalten sind filterbar und die initiale Sortierung erfolgt absteigend nach dem Unfalldatum. So behalten Nutzer stets den Überblick über die aktuellen Vorfälle.
- Bearbeitung per Klick: Durch einfaches Anklicken einer Zeile gelangen Nutzer direkt zur Bearbeitungsmaske des jeweiligen Schadens.
- Kostenstellen-Anzeige: Die Übersichtsliste zeigt die Kostenstelle des Fahrzeugs zum Unfallzeitpunkt an, wodurch die Zuordnung zu Budgets oder Projekten vereinfacht wird.
Schadensmaske: Neuanlage und Bearbeitung
Die Schadensmaske bietet detaillierte Eingabemöglichkeiten zur Bearbeitung und Dokumentation von Schäden:
- Kerninformationen: Fahrzeugkennzeichen, Fahrer bei Unfall (automatisch vorgeschlagen, aber überschreibbar), Unfalldatum und -ort sowie Unfallverursacher (Mitarbeiter, Unfallgegner, unklar).
- Mehrfachauswahl: Unfallverursacher können flexibel definiert werden. Mitarbeiter, die mehrfach in der Liste erscheinen, sind übersichtlich auswählbar.
- Einbau der Aktivitätenanzeige für Dokumente am Schaden in Anlehnung an die Kfz-Maske
- Zahlungen: Eine Tabelle mit festen fünf Zeilen ermöglicht die Dokumentation von Zahlungen, etwa für Reparaturen oder Versicherungsleistungen.
- Notizen und Bemerkungen: Es können beliebig viele Bemerkungen hinzugefügt werden, um den Schadensfall vollständig zu dokumentieren.
Notizenverwaltung
- Filter und Sortierung: Notizen sind nach „letzte Änderung“ absteigend sortiert und können durch umfangreiche Filtermöglichkeiten gezielt durchsucht werden.
- Freie Eingabe: Gesprächspartner, Firma, Telefonnummer und weitere Informationen lassen sich flexibel als Freitext eintragen.
- Dokumentenmanagement: Zu jeder Notiz können Dokumente wie Fotos, Unfallberichte oder Formulare abgelegt werden. Eine konfigurierbare Hierarchie sorgt für Ordnung im Schadensmanagement.
- Konfigurierbare Typen: Die Art der Notiz (E-Mail, Anruf, Brief, interne Notiz) kann flexibel ausgewählt werden.
Effiziente Integration mit dem Dokumentenmanagementsystem
Das Schadensmanagement-Modul ist nahtlos in das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert:
- Automatische Archivierung: Dokumente wie Unfallberichte, Fotos und Versicherungsdokumente werden zentral abgelegt und sind jederzeit abrufbar.
- Hierarchische Struktur: Schäden werden nach Typ (Fotos, Berichte, Zahlungen) kategorisiert, um eine schnelle Orientierung zu ermöglichen.
Praktischer Nutzen und Effizienzsteigerung
Mit diesem neuen Modul ermöglicht das Venga! Fuhrparkmanagement eine zentralisierte Verwaltung von Schadensfällen, die Unternehmen Zeit und Kosten spart. Die Kombination aus Übersichtlichkeit, Dokumentation und Integration in bestehende Workflows macht das System zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Fuhrparkleiter und Buchhaltungsabteilungen.
Highlights:
- Transparente Dokumentation: Schäden und deren Bearbeitungsstatus sind jederzeit nachvollziehbar.
- Vereinfachte Workflows: Durch die automatische Vorschlagsfunktion und flexible Bearbeitungsmöglichkeiten wird der manuelle Aufwand reduziert.
- Erhöhte Sicherheit: Dank rollenbasierter Zugriffsrechte bleibt der Zugang zu sensiblen Daten geschützt. (Ergänzung der Benutzer-/Rechteverwaltung im Fuhrparkmanagement um die Möglichkeit Benutzer mit Nur-Leserechten auf die Fuhrparkdaten anzulegen.)
Fazit
Mit der Einführung des Schadensmanagement-Moduls wird das Venga! Fuhrparkmanagement zur idealen Lösung für die Verwaltung von Fuhrparks jeder Größe. Das Modul ermöglicht nicht nur eine präzise Dokumentation und Bearbeitung von Schäden, sondern stellt auch sicher, dass alle relevanten Informationen sicher gespeichert und leicht abrufbar sind. So wird das Schadensmanagement effizienter, transparenter und zukunftssicher.
