Von Stundenzetteln zu Echtzeitdaten: Wie die DB Bahnbau Gruppe GmbH mit Venga! MZW 4.000 Mitarbeiter effizient abrechnet

Arbeitszeiten digital erfassen: Gesetzliche Pflicht erfüllen und Produktivität steigern

In vielen mittelständischen Unternehmen hat sich die Zeiterfassung über Jahre kaum verändert. Mitarbeitende nutzen Papierlisten, pflegen Excel-Tabellen oder tragen ihre Arbeitszeiten nachträglich ein. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch leicht zu Fehlern. Zudem fehlt häufig der aktuelle Überblick über Projekte, Tätigkeiten und Schichten.

Mit einer digitalen Zeiterfassung können Unternehmen diese Herausforderungen gezielt angehen. Denn moderne Systeme erfassen Arbeitszeiten strukturiert und stellen die Daten zeitnah bereit. Dadurch reduzieren Unternehmen den Verwaltungsaufwand und schaffen gleichzeitig mehr Transparenz für Mitarbeitende und Führungskräfte.

Neben diesen praktischen Vorteilen spielen auch die gesetzlichen Anforderungen eine wichtige Rolle. Seit den Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 steht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland ein System zur systematischen Arbeitszeiterfassung benötigen. Unternehmen müssen deshalb geeignete Prozesse schaffen, um Arbeitszeiten zuverlässig und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Doch die Umsetzung bringt weitere Herausforderungen mit sich. Denn Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge enthalten häufig unterschiedliche Vorgaben. Hinzu kommen Regelungen zu Pausen, Zuschlägen, Sonderzeiten und projektbezogenen Tätigkeiten. Wer diese Anforderungen manuell verwaltet, benötigt viel Zeit und riskiert Fehler.

Digitale Zeitwirtschaft hilft Unternehmen, diese Vorgaben strukturiert abzubilden und wiederkehrende Arbeitsschritte zu vereinfachen. Wie das in der Praxis gelingt, zeigt die DB Bahnbau Gruppe GmbH. Das deutschlandweit tätige Unternehmen beschäftigt rund 4.000 Mitarbeitende und setzt bei der Digitalisierung seiner Zeitwirtschaft auf die Venga! Mobile Zeitwirtschaft (MZW) von Kunert Business Software GmbH.

Von der gesetzlichen Pflicht zur effizienten digitalen Zeitwirtschaft

Eine digitale Zeiterfassung dokumentiert nicht nur, wann Mitarbeitende ihre Arbeit beginnen und beenden. Vielmehr kann sie verschiedene betriebliche Prozesse miteinander verbinden und wichtige Informationen zentral bereitstellen.

So unterstützt die Venga! Mobile Zeitwirtschaft Unternehmen beispielsweise dabei, Anwesenheiten zu erfassen, Projektzeiten zuzuordnen und Arbeitszeitdaten für die weitere Verarbeitung bereitzustellen. Mitarbeitende können ihre Zeiten mobil per App oder direkt an einem Terminal erfassen. Gleichzeitig erhalten Führungskräfte und das Controlling aussagekräftige Berichte.

Darüber hinaus erleichtert ein zentrales System den Umgang mit individuellen Arbeitszeitregelungen. Unternehmen können relevante Vorgaben systematisch berücksichtigen und Daten für nachgelagerte Prozesse nutzen. Dadurch entsteht eine gemeinsame Datengrundlage, die sowohl den Arbeitsalltag als auch die Verwaltung unterstützt.

Wie digitale Zeiterfassung den Arbeitsalltag verbessert

Wenn Unternehmen ihre Zeiterfassung digitalisieren, profitieren sie auf mehreren Ebenen. Denn die Vorteile beschränken sich nicht auf die eigentliche Dokumentation. Sie reichen von einer effizienteren Verwaltung bis hin zu einer besseren Personal- und Projektplanung.

1. Weniger Verwaltungsaufwand durch automatisierte Abläufe

Bei einer papierbasierten Zeiterfassung müssen Mitarbeitende Stundenzettel ausfüllen. Anschließend prüfen Vorgesetzte die Angaben, bevor Verwaltungsmitarbeitende die Daten übertragen. Dabei entstehen zahlreiche manuelle Arbeitsschritte.

Eine digitale Lösung vereinfacht diesen Ablauf deutlich. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten direkt im System, sodass viele nachträgliche Eingaben entfallen. Gleichzeitig stehen die Daten schneller zur Verfügung. Dadurch sinkt der Verwaltungsaufwand und die zuständigen Teams gewinnen Zeit für andere Aufgaben.

2. Mehr Transparenz für Projekte und Kosten

Neben der Verwaltung spielt auch die Kostenkontrolle eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen schließlich wissen, wie viel Zeit einzelne Projekte, Kundenaufträge und Tätigkeiten beanspruchen.

Digitale Zeitdaten schaffen hierfür eine verlässliche Grundlage. Verantwortliche erkennen schneller, wenn der tatsächliche Aufwand von der Planung abweicht. Außerdem können sie die verfügbaren Informationen nutzen, um Projekte besser zu steuern und Kosten gezielter zu kontrollieren.

3. Personal gezielter einsetzen und Engpässe vermeiden

Auch die Personaleinsatzplanung profitiert von einer zentralen Zeitwirtschaft. Wenn Unternehmen Arbeitszeiten mit Schichtplänen und Projektabläufen verknüpfen, erhalten sie einen besseren Überblick über verfügbare Kapazitäten.

Dadurch erkennen Führungskräfte frühzeitig, wenn Mitarbeitende fehlen oder sich Engpässe abzeichnen. Sie können Aufgaben rechtzeitig neu verteilen und den Personaleinsatz an den tatsächlichen Bedarf anpassen. So lassen sich vorhandene Ressourcen effizienter nutzen.

4. Fehler bei der Abrechnung reduzieren

Manuelle Übertragungen erhöhen das Risiko fehlerhafter Einträge. Gleichzeitig kosten Rückfragen und Korrekturen Zeit – sowohl in der Personalverwaltung als auch in der Lohnabrechnung.

Eine digitale Zeiterfassung schafft hier Abhilfe, indem sie Arbeitszeitdaten zentral zusammenführt und nachvollziehbar dokumentiert. Zudem lassen sich die Daten für nachgelagerte Prozesse bereitstellen. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand und die Abrechnung erhält eine bessere Datengrundlage.

5. Transparenz schaffen und Mitarbeitende entlasten

Nicht zuletzt profitieren die Mitarbeitenden selbst. Denn sie möchten nachvollziehen können, wie viele Stunden sie gearbeitet haben und wie sich ihre Zeitkonten entwickeln.

Ein digitales System schafft einen besseren Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaub und Projektstunden. Gleichzeitig können klare Abläufe Missverständnisse vermeiden. Wenn Mitarbeitende und Führungskräfte auf verlässliche Informationen zugreifen, verbessert das die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in die internen Prozesse.

Praxisbeispiel: Wie die DB Bahnbau Gruppe ihre Zeitwirtschaft digitalisiert

Die DB Bahnbau Gruppe zeigt, wie Unternehmen die genannten Vorteile in der Praxis nutzen können. Mit der Venga! Mobilen Zeitwirtschaft hat das Unternehmen seine Zeitwirtschaft durchgängig digitalisiert und verschiedene Abläufe miteinander verbunden.

Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten, Montagen und Fehlzeiten direkt im System. Darüber hinaus unterstützt die Lösung die Berechnung von Zuschlägen sowie die digitale Verwaltung von Zeitkonten und Arbeitsnachweisen. Dadurch lassen sich wichtige Informationen zentral zusammenführen und einfacher weiterverarbeiten.

Besonders hilfreich ist die mobile Zeiterfassung auf der Baustelle. Mitarbeitende dokumentieren ihre Zeiten direkt vor Ort, anstatt Papierformulare auszufüllen und später weiterzugeben. Führungskräfte können die Angaben anschließend elektronisch prüfen und freigeben.

Da das System die Daten zentral bündelt, benötigt das Unternehmen weniger manuelle Schnittstellen. Gleichzeitig entfallen zahlreiche papierbasierte Übergaben. Die erfassten Informationen stehen außerdem für die Abrechnung und für Projektanalysen zur Verfügung.

So vereinfacht die Venga! MZW nicht nur die tägliche Zeiterfassung. Sie unterstützt auch nachvollziehbare Prozesse und hilft dabei, Fehlerquellen zu reduzieren. Zudem verbessert die strukturierte Dokumentation die Grundlage für interne Kontrollen und Prüfungen.

Ein weiterer Schritt: Die Urlaubsplanung ebenfalls digital organisieren

Neben der Arbeitszeiterfassung hat die DB Bahnbau Gruppe die Venga! MZW um ein konzernweites Urlaubsplanungssystem erweitert. Damit verfolgt das Unternehmen das Ziel, Urlaub systematisch, transparent und nach klaren Regeln zu planen.

Denn eine koordinierte Urlaubsplanung muss unterschiedliche Interessen berücksichtigen. Mitarbeitende möchten ihre Urlaubswünsche einbringen, während Führungskräfte die Personalverfügbarkeit im Blick behalten müssen. Gleichzeitig braucht es klare Zuständigkeiten und verbindliche Fristen.

Das digitale System unterstützt diese Aufgaben und strukturiert den gesamten Planungsprozess.

Klare Zuständigkeiten für einen nachvollziehbaren Ablauf

Zunächst legt die Betriebsleitung die Fristen für die Urlaubsplanung und Genehmigung fest. Anschließend tragen die Mitarbeitenden ihre Urlaubswünsche ein und markieren ihre Planung als abgeschlossen.

Danach prüfen die Abteilungsleitungen die Verfügbarkeiten. So erkennen sie frühzeitig, ob sich Engpässe ergeben oder wichtige Aufgaben nicht ausreichend besetzt sind. Abschließend durchläuft der Urlaubsplan den vorgesehenen Genehmigungsprozess mit dem Betriebsrat.

Durch diese klare Aufteilung wissen alle Beteiligten, welche Aufgaben sie übernehmen müssen. Gleichzeitig lässt sich der Bearbeitungsstand besser nachvollziehen.

Rollenbasierte Ansichten schaffen den passenden Überblick

Damit jede Person die benötigten Informationen schnell findet, berücksichtigt das System die unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

• Mitarbeitende sehen ihre geplanten Urlaubstage und den aktuellen Status ihrer Planung.
• Führungskräfte erkennen die Abwesenheitsquote für einzelne Tage und können dadurch die Personalplanung besser abstimmen.
• Kalenderansichten zeigen standortbezogene Feiertage und Ferien auf Grundlage des jeweiligen Bundeslands.

So erhalten alle Beteiligten genau die Informationen, die sie für ihre Planung benötigen. Das erleichtert die Abstimmung und erhöht die Transparenz im gesamten Prozess.

Automatische Erinnerungen und Warnungen vermeiden Engpässe

Zusätzlich unterstützen automatisierte Funktionen die Urlaubsplanung. Das System kann beispielsweise E-Mail-Benachrichtigungen zu wichtigen Fristen versenden und bei einer Fristüberschreitung Statuswerte automatisch anpassen.

Darüber hinaus helfen Warnhinweise dabei, mögliche personelle Engpässe frühzeitig zu erkennen. Verantwortliche können dadurch rechtzeitig reagieren und die Planung bei Bedarf anpassen.

Auf diese Weise reduziert die digitale Urlaubsplanung den manuellen Abstimmungsaufwand. Gleichzeitig verbessert sie die Übersicht und unterstützt eine vorausschauende Personalplanung.

Fazit: Digitale Zeitwirtschaft verbindet Rechtssicherheit und Effizienz

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist weit mehr als eine moderne Alternative zu Papierlisten und Excel-Tabellen. Sie hilft Unternehmen, Arbeitszeiten nachvollziehbar zu dokumentieren, gesetzliche Anforderungen zu berücksichtigen und interne Prozesse effizienter zu gestalten.

Wie das Beispiel der DB Bahnbau Gruppe zeigt, kann die Venga! Mobile Zeitwirtschaft verschiedene Abläufe sinnvoll miteinander verbinden. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten direkt vor Ort, Führungskräfte erhalten einen besseren Überblick und die Verwaltung profitiert von einer zentralen Datengrundlage.

Darüber hinaus erweitert die digitale Urlaubsplanung den Nutzen der Lösung. Sie schafft klare Abläufe, erleichtert die Abstimmung und hilft, personelle Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Wer seine Zeitwirtschaft digitalisiert, reduziert manuelle Arbeitsschritte und schafft mehr Transparenz. Gleichzeitig verbessert das Unternehmen die Grundlage für Personalplanung, Projektsteuerung und Abrechnung. Damit wird die digitale Zeitwirtschaft zu einem wichtigen Baustein für effiziente Prozesse und die weitere Digitalisierung des Unternehmens.