E-Rechnung ab 2026 – Was jetzt wichtig ist
Wesentliche Standards und Formate
Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland für Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen im strukturierten XML-Format anzunehmen und zu verarbeiten. Ab 2026 rückt diese Regelung weiter in den Fokus der täglichen Buchhaltungs- und Digitalisierungsprozesse.1
XML-basierte E-Rechnung
- Grundlage für die maschinenlesbare Verarbeitung.
- Europäische Norm EN 16931 definiert Mindestanforderungen.
- Standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD 2.2 XML setzen diese Norm um.
ZUGFeRD
- Vereint strukturierte Daten mit einem lesbaren PDF-Dokument.
- Vereinfacht Workflows zwischen Menschen und Systemen.
- Nicht zwingend vorgeschrieben, aber breit etabliert.
Verpflichtungen ab 2026
Auch wenn die Pflicht technisch bereits ab 2025 greift, sind für Unternehmen ab heute (2026) konkrete Anforderungen im operativen Alltag relevant:
1. Empfang strukturierter E-Rechnungen
Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen im XML-Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD XML) zu empfangen, zu prüfen und automatisiert weiterzuverarbeiten.
2. Elektronische Verarbeitung & Prüfung
Rechnungen müssen:
- automatisiert geprüft werden,
- in den buchhalterischen Workflow integriert werden,
- Validierungs- und Plausibilitätsprüfungen durchlaufen.
3. Rechtssichere Archivierung
XML-Rechnungen sind in ihrer Originalstruktur digital und revisionssicher zu archivieren – sie dürfen nicht nur als PDF vorliegen.
4. Integration in Buchhaltung und ERP-Systeme
Die automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten in Buchhaltungs- und ERP-Lösungen (etwa DATEV, SAP, Microsoft Dynamics, etc.) ist Pflicht, um manuelle Schritte zu vermeiden und medienbruchfreie Prozesse zu gewährleisten.
Übergangsregelungen und Fristen ab 2026
B2B-Rechnungsstellung
- Die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich bleibt bis 31.12.2026 freiwillig.
- Ab 2027/2028 wird erwartet, dass Unternehmen zunehmend auf strukturierte Formate umstellen, um ihre Effizienz zu steigern und gesetzliche Anforderungen nachhaltig zu erfüllen.
KMU-Ausnahmen
- Für kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro gelten noch Übergangsfristen.
- Diese Ausnahmen betreffen Umsätze nach dem 31.12.2026 und vor dem 01.01.2028.
Warum 2026 ein entscheidendes Jahr ist
Ab 2026 wird deutlich, dass die E-Rechnung kein „Projekt“ oder Zukunftsthema mehr ist – sie ist Teil des Tagesgeschäfts:
→ Die reine Empfangspflicht ist passe.
→ Heute stehen Automatisierung, Datenqualität und Integration im Mittelpunkt.
→ Unternehmen, die jetzt konsequent auf digitale Prozesse setzen, schaffen:
- schnellere Durchlaufzeiten,
- weniger manuelle Fehler,
- effizientere Workflows,
- bessere Datenqualität,
- moderne Rechnungsverarbeitung.
