Digitale Effizienz mit XML-Standards und  Venga! Postbuch: Der Weg in die Zukunft der E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 startet für deutsche Unternehmen eine neue Ära in der Rechnungsverarbeitung. Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im XML-Format (gemäß Europäischer Norm EN 16931) legt den Grundstein für transparente und automatisierte Buchhaltungsprozesse. Ein möglicher Standard dafür ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), der die maschinenlesbare Struktur von XML-Daten mit der visuellen Lesbarkeit eines PDF-Dokuments kombiniert.

Mit Lösungen wie  Venga! Postbuch und  Venga! FinCon von KBS können Unternehmen diese Umstellung problemlos bewältigen und gleichzeitig von digitalisierten Workflows und nahtloser Systemintegration profitieren.

Was ab 2025 Pflicht ist – und was Sie vorbereiten können

Die gesetzliche Verpflichtung betrifft die Nutzung strukturierter E-Rechnungen wie XML. Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen, um Empfang, Prüfung, Verarbeitung und Archivierung solcher Rechnungen sicherzustellen. ZUGFeRD ist dabei eine mögliche Lösung, jedoch nicht zwingend vorgeschrieben.

Pflichten ab dem 01.01.2025:

• Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen: Unternehmen müssen Rechnungen im XML-Format (z. B. ZUGFeRD oder X-Rechnung) empfangen und verarbeiten können.
• Archivierung von XML-Daten: Rechnungen müssen rechtssicher in ihrem ursprünglichen Format digital archiviert werden.
• Integration in Buchhaltungssysteme: Die Übertragung der Rechnungsdaten in Buchhaltungssoftware wie DATEV muss reibungslos funktionieren.

Optionale Maßnahmen:

• Rechnungsstellung im B2B-Bereich: Die Ausstellung von E-Rechnungen bleibt bis 31.12.2026 freiwillig, wird aber mittelfristig empfohlen, um den Workflow zu vereinfachen.
• Übergangsfristen für KMU: Für kleinere Unternehmen mit weniger als 800.000,00 € Vorjahresumsatz (Umsätze nach 31.12.2026 und vor 01.01.2028) gelten bis 31.12.2027 Übergangsfristen und Ausnahmen.

Das Venga! Postbuch: Digitalisierung leicht gemacht

Mit dem Venga! Postbuch stellt KBS eine vielseitige Lösung bereit, die den Anforderungen der neuen E-Rechnungsrichtlinie entspricht und darüber hinaus eine umfassende Digitalisierung des Postverkehrs ermöglicht.

Funktionen und Vorteile:

• Automatisierte Erfassung: Eingehende Dokumente und Rechnungen werden digitalisiert, zentralisiert und im Dokumentenmanagementsystem archiviert.
• Effiziente Verarbeitung: Belege werden automatisch zugeordnet, weitergeleitet und können individuell bearbeitet werden.
• Flexibilität und Kontrolle: Umfangreiche Filter, Ablagefächer und eine Volltextsuche erleichtern den Zugriff und die Organisation.
• Sicherheit: Benutzerverwaltung schützt sensible Daten und gewährleistet, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben.

Das Postbuch unterstützt nicht nur die Dokumentation von Posteingängen, sondern schafft auch klare Strukturen für Workflows und Geschäftsprozesse.

Venga! FinCon: Spezialist für Rechnungsbearbeitung

Die Venga! FinCon ergänzt das Postbuch mit einem Fokus auf die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Sie ist besonders auf Standards wie ZUGFeRD abgestimmt und bietet Funktionen, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen.

Wichtige Features:

• Automatische Kontierung aus Venga! Postbuch/Venga! Kontakt: Beträge können direkt auf Sachkonten für Aufträge oder Projekte gebucht werden.
• Freigabeprozesse: Strukturierte Workflows erleichtern die Bearbeitung und Einhaltung von Fristen.
• DATEV-Integration: Belege und Buchungssätze werden digital gekennzeichnet und direkt übermittelt.

Fazit: Ihre Zukunft beginnt jetzt

Venga! Postbuch und Venga! FinCon schaffen eine ideale Grundlage, um den Anforderungen der E-Rechnungsrichtlinie gerecht zu werden. Durch die Nutzung von verschiedenen Standards (z.B. X-Rechnung, ZUGFeRD) und die umfassende Digitalisierung von Prozessen können Unternehmen effizienter, agiler und zukunftssicher agieren. 

Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis 2025, um strategisch in Ihre digitale Transformation zu investieren!

Jetzt handeln und digital durchstarten!